“Tele van a naptáram, egész nap melózok mint az állat, de még mindig nem elég a 24 óra.” – Tipikus probléma. Ebben a cikkben bemutatok egy egyszerű és könnyen használható módszert arra, hogy hogyan lehet kilátni ebből a véget nem érő tűzoltásból és hogyan lehet szervezettséget vinni a napjaidba úgy, hogy közben mindig a leghasznosabb dolgokat csinálod.
Eredményesség vs. Hatékonyság
Az, hogy sokat dolgozol, nem jelenti feltétlenül azt, hogy pont azt csinálod, ami a vállalkozásod számára a leghasznosabb. Sokszor puffogtatják a vállalkozók, hogy a legfontosabb dolog a hatékonyság, gyorsan akarnak mindent csinálni, mert ettől azt remélik, hogy a siker is hamarabb jön. Tök frankó elvárás, és biztos, hogy van benne igazság, de vajon a hatékonyság-e az egyetlen dolog, ami kell ahhoz, hogy amit csinálsz valóban előre vigye a céget?
A hatékonyság definíció szerűen az, amikor az adott feladatot a lehető legkevesebb erőforrás felhasználásával végzik el. Egy olyan csapatban, ahol kevés a lóvé és a stáb is elfér egy panel konyhájában, ott az erőforrásokkal való ésszerű gazdálkodás nagyon is kritikus kérdés, azonban nem mindegy, hogy a lovat melyik végéről ülitek meg. Attól, hogy gyorsan főzöl kávét marha hatékony vagy, de a cég ettől nem lesz előrébb.
Az eredményesség az, amikor az adott pillanatban választható összes tevékenység közül azt csinálod, amelyik a célod felé leginkább vezet. Ehhez persze kellenek jól meghatározott célok, amik mentén tudsz választani a lehetséges akciók közül. Az, hogy milyen célokat tűzöl ki magadnak és a cégednek, meghatározza, hogy miben mérhető az eredményesség. Ha a csapatodból és a saját munkádból is a legtöbbet akarod kihozni, akkor ez a három pont legyen a Bibliád:
Mi a legközelebbi cél, ami felé ma haladni akarok?
Mik azok a feladatok, amik leginkább a cél felé mutatnak?
Hogyan tudom ezeket a leghatékonyabban elvégezni?
A lejtőn lefelé
“Hiába tervezek előre és írom le magamnak, hogy mit fogok csinálni, amint bemegyek melózni, azonnal felborul a terv, mert jönnek az apró hülyeségek, amiket azonnal meg kell oldani.” Ez is egy jellemző helyzet, általában erre hivatkozva úsznak el a tervek és alakulnak úgy a dolgok, hogy a nap végén lövésed sincs, hogy mit csináltál, a kitűzött célok rohadt lassan haladnak, elveszíted a lendületed, belefásulsz az örökös szüttyögésbe és stresszeled magad. Aztán jön az, amikor egyre távolodik a cél, a vízió, ami annak idején annyi energiát pumpált beléd, mint egy atomreaktor. Vágyódsz vissza a kezdetekhez és utálod azt amit most csinálsz.
Tervezd meg a pánikot!
Mielőtt eljutnál ebbe a szar helyzetbe és ezzel kockára tennéd azt az időt és energiát amit eddig a cégedbe feccöltél, kezdj el tudatosan gazdálkodni a feladataiddal és az időddel. Ez az az erőforrásod, amit nagyon is kézben tartasz, úgyhogy ne ereszd el! Itt egy módszer arra, hogy hogyan tudsz tudatosan gazdálkodni a feladataiddal úgy, hogy te maradj a főnök és ne a feladataid.
Első lépés: Állj meg és használd az agyad!
Én azt tapasztaltam, hogy ritka kivétellel az emberek többsége amint kap egy feladatot, azonnal elkezdi csinálni anélkül, hogy megértené, felmérné, kitalálná a feladat elvégzésének leghatékonyabb módját és megtalálná a legalkalmasabb időt rá. Hülyeségnek tűnik nem nekiállni, de pont ebben van a lényeg. Tervezd meg, hogy mit fogsz azzal a feladattal kezdeni. Amint jön egy feladat, tedd fel magadnak az alábbi kérdéseket:
-Nekem kell megcsinálnom? Van olyan személy a csapatban, aki sokkal kompetensebb ebben, mint én? (Ne hidd magadról, hogy mindenben szakértő vagy!) Akik értenek a területükhöz, azok gyorsabban meg tudják csinálni, mint egy olyan, akinek most kéne megtanulnia, hogy hogyan kell csinálni.
– Most kell megcsinálnom? Van-e olyan időpont, amikor alkalmasabb nekiállni a feladatnak? (Ha kitalálós, agyalós a feladat, ne rakd két találkozó közé, amikor épp rohansz. Ha gyorsan megcsinálható, ne halogasd!)
– Mi kell nekem ehhez? (Bontsd le alfeladatokra, így kiderül már az elején, hogy 2 perc alatt elvégezhető-e, vagy ez egy nagyobb feladat és a minőségi munkához kell még egy csomó minden, így egy fél nap tuti beleszalad!)
[quote align=”right” color=”#999999″]Don’t confuse efforts with results.[/quote]“Jaj, nekem ilyen f*szságokra nincs időm! Míg végiggondolom, azalatt már megcsináltam a felét!” Hányszor volt már olyan, hogy egy feladat visszajutott hozzád, mert valami még kellett hozzá? Mennyi időt pöcsöltél már azzal összesen, hogy egy adott feladatról kiderült, hogy nem is ezt kellett volna csinálni és kezdhetted elölről? Mennyi időt feccöltél már olyan feladatokba, amit más helyett csináltál meg, lassabban mint egy hozzáértő? És hogy érthetőbb legyek: Egy havi 200.000-es fizetéssel számolva minden órában, amikor nem a megfelelő feladatot végzed, 1250 forintot hajítasz ki az ablakon nagy ívben. Ha négyen vagytok, és mindegyikőtök csak napi 1 órát dolgozik feleslegesen, az egy hónapban 100.000 forint, egy évben 1,2 MILLIÓ FORINT! Ha van ennyi zseton a rendszerben, dobd ki egyenesen a kukába vagy utald át nekem, a befektetőid előtt viszont lapíts de rohadtul, mert ők biztos morcosak lennének érte, hogy a pénzüket a rohadt almacsutka és a pizza maradék mellé hajigálod. Nem azt mondom, hogy robotként dolgozz, hanem azt, hogy ha már csinálsz valamit, azt csináld ésszel!
Második lépés: Rendszerezz!
A feladataidat rendezd Fontosság és Sürgősség alapján. Egy feladat fontosságát több dolog is adja. Mennyire vezet a cél felé? (Ez az eredményesség egyik fő kritériuma!) A saját szerepemben ez mennyire értékes feladat? (CEO-ként a kávéfőzés jófej dolog, de a stratégia alkotás, a munka szervezése a szereped szempontjából fontosabb!) És persze van az, amikor a sürgősség felülírja a fontosságot. De tudd, hogy az ilyen feladat még mindig csak sürgős, és nem fontos! A feladat sürgősségét nem kell sokat magyarázni. A feladathoz rendelt határidő közelsége növeli a sürgősséget, meg ha szar van. A tűzoltás nem várhat, ezt tudjuk mindannyian. Ha ezt a két szempontot összefűzöd, egy ilyen mátrixot kapsz. (Ezt egyébként Eisenhower – mátrixként is emlegetik) Ezek a feladatok vándorolnak a mátrixban ha nem csinálsz velük semmit. A kosz nem fontos és nem is sürgős, de ha sokáig nem ganézzátok ki az ólat, fontos és sürgős lesz, mert nyakig ér a mocsok és nem tudtok mozogni.
Mindenből egy kicsit
A napod és a feladataid tudatos szervezéséhez érdemes a fentiek alapján az alábbiakat megtenni minden nap:
– Írd le a feladataidat! Ne bízz a memóriádban, mert a te kapacitásod sokkal kisebb, mint ahány feladatod valójában van! Ha leírod, már könnyebb nem elfelejteni, és “nem terheli a processzor kapacitást”.
– Az összes feladattípusból csinálj valamennyit minden nap! A nem sürgős és nem fontos feladatokra is szánj időt, mert ezzel érheted el, hogy ne legyen belőle tűzoltás!
– A fontos de nem sürgős feladatokra szánj minőségi időt! Találd meg (vagy alakítsd ki!) a napodban azt az idősávot, amikor csak kitalálós, tervezős, előre mutató feladatokat végzel. Védd ezt az időt az apró operatív feladatoktól és a zavarásoktól!
Szervezetfejlesztőként sokszor tapasztaltam, hogy ennek az egészen egyszerű mátrixnak a használata rengeteg időt és energiát tud spórolni és valóban növeli az eredményességet. Ha további olvasnál erről a témáról, ez a cikk jó kiindulási alap, és én is szívesen segítek ha dumálnál erről.
