Az Idő: Pénz

time-is-money“Tele van a naptáram, egész nap melózok mint az állat, de még mindig nem elég a 24 óra.” – Tipikus probléma. Ebben a cikkben bemutatok egy egyszerű és könnyen használható módszert arra, hogy hogyan lehet kilátni ebből a véget nem érő tűzoltásból és hogyan lehet szervezettséget vinni a napjaidba úgy, hogy közben mindig a leghasznosabb dolgokat csinálod.

Eredményesség vs. Hatékonyság

Az, hogy sokat dolgozol, nem jelenti feltétlenül azt, hogy pont azt csinálod, ami a vállalkozásod számára a leghasznosabb. Sokszor puffogtatják a vállalkozók, hogy a legfontosabb dolog a hatékonyság, gyorsan akarnak mindent csinálni, mert ettől azt remélik, hogy a siker is hamarabb jön. Tök frankó elvárás, és biztos, hogy van benne igazság, de vajon a hatékonyság-e az egyetlen dolog, ami kell ahhoz, hogy amit csinálsz valóban előre vigye a céget?

A hatékonyság definíció szerűen az, amikor az adott feladatot a lehető legkevesebb erőforrás felhasználásával végzik el. Egy olyan csapatban, ahol kevés a lóvé és a stáb is elfér egy panel konyhájában, ott az erőforrásokkal való ésszerű gazdálkodás nagyon is kritikus kérdés, azonban nem mindegy, hogy a lovat melyik végéről ülitek meg. Attól, hogy gyorsan főzöl kávét marha hatékony vagy, de a cég ettől nem lesz előrébb.

Az eredményesség az, amikor az adott pillanatban választható összes tevékenység közül azt csinálod, amelyik a célod felé leginkább vezet. Ehhez persze kellenek jól meghatározott célok, amik mentén tudsz választani a lehetséges akciók közül. Az, hogy milyen célokat tűzöl ki magadnak és a cégednek, meghatározza, hogy miben mérhető az eredményesség. Ha a csapatodból és a saját munkádból is a legtöbbet akarod kihozni, akkor ez a három pont legyen a Bibliád:

Mi a legközelebbi cél, ami felé ma haladni akarok?

Mik azok a feladatok, amik leginkább a cél felé mutatnak?

Hogyan tudom ezeket a leghatékonyabban elvégezni?

A lejtőn lefelé

“Hiába tervezek előre és írom le magamnak, hogy mit fogok csinálni, amint bemegyek melózni, azonnal felborul a terv, mert jönnek az apró hülyeségek, amiket azonnal meg kell oldani.” Ez is egy jellemző helyzet, általában erre hivatkozva úsznak el a tervek és alakulnak úgy a dolgok, hogy a nap végén lövésed sincs, hogy mit csináltál, a kitűzött célok rohadt lassan haladnak, elveszíted a lendületed, belefásulsz az örökös szüttyögésbe és stresszeled magad. Aztán jön az, amikor egyre távolodik a cél, a vízió, ami annak idején annyi energiát pumpált beléd, mint egy atomreaktor. Vágyódsz vissza a kezdetekhez és utálod azt amit most csinálsz.

Tervezd meg a pánikot!

Mielőtt eljutnál ebbe a szar helyzetbe és ezzel kockára tennéd azt az időt és energiát amit eddig a cégedbe feccöltél, kezdj el tudatosan gazdálkodni a feladataiddal és az időddel. Ez az az erőforrásod, amit nagyon is kézben tartasz, úgyhogy ne ereszd el! Itt egy módszer arra, hogy hogyan tudsz tudatosan gazdálkodni a feladataiddal úgy, hogy te maradj a főnök és ne a feladataid.

Első lépés: Állj meg és használd az agyad!

Én azt tapasztaltam, hogy ritka kivétellel az emberek többsége amint kap egy feladatot, azonnal elkezdi csinálni anélkül, hogy megértené, felmérné, kitalálná a feladat elvégzésének leghatékonyabb módját és megtalálná a legalkalmasabb időt rá. Hülyeségnek tűnik nem nekiállni, de pont ebben van a lényeg. Tervezd meg, hogy mit fogsz azzal a feladattal kezdeni. Amint jön egy feladat, tedd fel magadnak az alábbi kérdéseket:

 -Nekem kell megcsinálnom? Van olyan személy a csapatban, aki sokkal kompetensebb ebben, mint én? (Ne hidd magadról, hogy mindenben szakértő vagy!) Akik értenek a területükhöz, azok gyorsabban meg tudják csinálni, mint egy olyan, akinek most kéne megtanulnia, hogy hogyan kell csinálni.

– Most kell megcsinálnom? Van-e olyan időpont, amikor alkalmasabb nekiállni a feladatnak? (Ha kitalálós, agyalós a feladat, ne rakd két találkozó közé, amikor épp rohansz. Ha gyorsan megcsinálható, ne halogasd!)

– Mi kell nekem ehhez? (Bontsd le alfeladatokra, így kiderül már az elején, hogy 2 perc alatt elvégezhető-e, vagy ez egy nagyobb feladat és a minőségi munkához kell még egy csomó minden, így egy fél nap tuti beleszalad!)

[quote align=”right” color=”#999999″]Don’t confuse efforts with results.[/quote]“Jaj, nekem ilyen f*szságokra nincs időm! Míg végiggondolom, azalatt már megcsináltam a felét!” Hányszor volt már olyan, hogy egy feladat visszajutott hozzád, mert valami még kellett hozzá? Mennyi időt pöcsöltél már azzal összesen, hogy egy adott feladatról kiderült, hogy nem is ezt kellett volna csinálni és kezdhetted elölről? Mennyi időt feccöltél már olyan feladatokba, amit más helyett csináltál meg, lassabban mint egy hozzáértő? És hogy érthetőbb legyek: Egy havi 200.000-es fizetéssel számolva minden órában, amikor nem a megfelelő feladatot végzed, 1250 forintot hajítasz ki az ablakon nagy ívben. Ha négyen vagytok, és mindegyikőtök csak napi 1 órát dolgozik feleslegesen, az egy hónapban 100.000 forint, egy évben 1,2 MILLIÓ FORINT! Ha van ennyi zseton a rendszerben, dobd ki egyenesen a kukába vagy utald át nekem, a befektetőid előtt viszont lapíts de rohadtul, mert ők biztos morcosak lennének érte, hogy a pénzüket a rohadt almacsutka és a pizza maradék mellé hajigálod. Nem azt mondom, hogy robotként dolgozz, hanem azt, hogy ha már csinálsz valamit, azt csináld ésszel!

Második lépés: Rendszerezz!

A feladataidat rendezd Fontosság és Sürgősség alapján. Egy feladat fontosságát több dolog is adja. Mennyire vezet a cél felé? (Ez az eredményesség egyik fő kritériuma!) A saját szerepemben ez mennyire értékes feladat? (CEO-ként a kávéfőzés jófej dolog, de a stratégia alkotás, a munka szervezése a szereped szempontjából fontosabb!) És persze van az, amikor a sürgősség felülírja a fontosságot. De tudd, hogy az ilyen feladat még mindig csak sürgős, és nem fontos! A feladat sürgősségét nem kell sokat magyarázni. A feladathoz rendelt határidő közelsége növeli a sürgősséget, meg ha szar van. A tűzoltás nem várhat, ezt tudjuk mindannyian. Ha ezt a két szempontot összefűzöd, egy ilyen mátrixot kapsz. (Ezt egyébként Eisenhower – mátrixként is emlegetik) Ezek a feladatok vándorolnak a mátrixban ha nem csinálsz velük semmit. A kosz nem fontos és nem is sürgős, de ha sokáig nem ganézzátok ki az ólat, fontos és sürgős lesz, mert nyakig ér a mocsok és nem tudtok mozogni.

Mindenből egy kicsit

A napod és a feladataid tudatos szervezéséhez érdemes a fentiek alapján az alábbiakat megtenni minden nap:

– Írd le a feladataidat! Ne bízz a memóriádban, mert a te kapacitásod sokkal kisebb, mint ahány feladatod valójában van! Ha leírod, már könnyebb nem elfelejteni, és “nem terheli a processzor kapacitást”. 

– Az összes feladattípusból csinálj valamennyit minden nap! A nem sürgős és nem fontos feladatokra is szánj időt, mert ezzel érheted el, hogy ne legyen belőle tűzoltás!

– A fontos de nem sürgős feladatokra szánj minőségi időt! Találd meg (vagy alakítsd ki!) a napodban azt az idősávot, amikor csak kitalálós, tervezős, előre mutató feladatokat végzel. Védd ezt az időt az apró operatív feladatoktól és a zavarásoktól!

Szervezetfejlesztőként sokszor tapasztaltam, hogy ennek az egészen egyszerű mátrixnak a használata rengeteg időt és energiát tud spórolni és valóban növeli az eredményességet. Ha további olvasnál erről a témáról, ez a cikk jó kiindulási alap, és én is szívesen segítek ha dumálnál erről.

Jó kérdés, rossz kérdés

jo_kerdes_rossz_kerdesValahányszor olyan embereknek kezdek a lean gondolkodás előnyeiről beszélni nagy lelkesen, akik számára viszonylag új/nem szimpatikus a koncepció, gyorsan előkerül az a kifogás, hogy “Ford se kérdezte meg, mi kell az embereknek, azt mondták volna, hogy gyorsabb szekér”. Magyarán “de hát hiába megyek oda a felhasználóhoz, úgyse tudja mi a rossebet akar”. Namost, ez egyrészt igaz, másrészt viszont tipikusan nem produktív és lusta hozzáállás, ami élből visszadobja a labdát és értékes tanulási lehetőségtől foszt meg mindenkit.

Ahogy a lean metodológia sem alkalmazható egy az egyben minden projektre és termékre, nyilván a fogyasztói interjúk sem rendelkeznek varázserővel és nem is minden esetben szükségesek. Ha például az app vagy az oldal amit tervezel, 3 nap alatt összedobható, felesleges kérdezősködni, hamarabb kiderül az éles reakciókból, mekkora a kereslet. Akár pozitív, akár negatív a válasz, nem veszítettél túl sok energiát, időt vagy pénzt sem. Ha már készen van a termék, az sem ok a kérdezősködés mellőzésére. Ha probléma van például az eladással, hatékony felhasználói interjúkkal egyrészt kideríthető, min érdemes változtatni a sikeres röppálya érdekében, másrészt pedig a kommunikációs stratégiához is értékes forrás rejlik a vevők megkérdezésében: ha a meglévő felhasználókkal elbeszélgetsz – miért használják a terméket, mi fogja meg őket benne igazán – ingyen és bérmentve ki is derült, mi a valódi USP. Viszont ha épp nem ez a helyzet, a jó kérdések segítenek rávilágítani, helyesek-e az adott üzletágról alkotott elképzeléseink, a megfelelő terméket építjük-e és fog-e bárkit annyira érdekelni a cucc, hogy aztán fizessen is érte.

Akkor is hazudik, ha kérdez

A probléma az, hogy mindenki hazudik. Ferdít, elken, szépít, féligazságokat ad. Társadalmunk működésének egyik sarokköve ez, a zökkenőmentes működés kenőolaja, de szuper bosszantó, ha éppen mégis a teljes igazságra van szükségünk. Esetünkben a puszta jó szándék ellen harcolunk: a legtöbb interjúalany kedves akar lenni: nem akarja a rossz hír hozójának kellemetlen szerepét bevállalni, vagy semmi kedve vigasztalgatni minket, ha az egyenes negatív válasz mélyen a lelkünkbe taposott – végeredményben mindegy is. És persze van a harmadik opció –  ahogy fent láttuk -, hogy tényleg nem tudja, minek neki autó, ha egyszer gyorsabb szekere is lehetne.

tv quotes hugh laurie everybody lies gregory house house md 1680x1050 wallpaper_www.wallpaperhi.com_93

Mondok bosszantóbbat: te is hazudsz önmagadnak. Az emberi egó és psziché csavaros útjainak köszönhetően tehetségesen alakítjuk úgy a kérdéseinket, hogy a válasz csupán egyféle, nekünk kedvező lehessen. A megoldás: szigorú és tudatos tervezés. Első körben megfelelő interjúalanyokat kell kiválasztani. Nem barátokat, családtagokat, iparági szakértőket; azokhoz kell fordulni, akik a terméket valójában használni fogják. Ezután jöhet a kérdések körültekintő összeállítása.

Mit kérdezz?

A következő példák abszolút vállaltan (és engedéllyel) Rob Fiztpatrick How to Screw up at CustDev prezentációjából származnak. Ha meg tudod állni, javaslom úgy görgess lefelé, hogy ne lásd rögtön, jó, vagy rossz kérdés-e, próbáld kitalálni, melyik lehet.

Mit gondolsz az ötletemről?

Klasszik használtatlan. Általában nem a megfelelő embernek tesszük fel, és ha véletlenül mégis, az illető tudja, hogy a te saját ötleted, nem akar megbántani, esetleg még tényleg tetszik is neki a gondolat, egyre megy, az igenlő válasz valójában tökéletesen értéktelen. Mert nagy valószínűséggel nem mond igazat, hogy ne bántson meg. Kinek van arra ideje, hogy a beszélgetőpatnerét vigasztalgatja miután a lelkébe taposott? Ha mégis, a kérdés túl tág ahhoz, hogy érdembeli következtetéseket vonhassunk le a válaszból.

Megvennél-e egy terméket ami … ?

Megint rossz. Feltételes mód, amivel hipotetikus válaszokba kényszerítjük bele a másikat, aki ráadásul, nem akar megbántani minket, tehát optimista és biztató feleletet ad.

Hogy oldod meg meg jelenleg az X problémát?

Jó kérdés. Remek tanulási lehetőség és azonnal láthatjuk, mennyi időt/energiát emészt fel jelenleg a probléma megoldása, amire szerintünk sokkal jobb ötletünk van.

Mondd el, mi történt, amikor legutóbb szembesültél a problémával!

Nem szigorúan vett kérdés, de személyes kedvenc: a közelmúltban történt valós eseményekről kevésbé hajlamosak hazudni az emberek, mint általánosságokról. Lásd “Igyekszem minden nap jógával kezdeni a napot. Igen, és ma reggel jógáztál? Hmm, nem…

Fizetnél-e olyan szolgáltatásért, ami megoldja ezt a problémát?

Rossz. Teljesen teoretikus, a válaszból nem vonhatunk le valós, a jövőre vonatkozó következtetéseket. Emlékezz: mindenki hazudik.

Mennyit költesz most ennek a problémának a megoldására?

Remek kérdés. Ha azt kérdezzük, mennyit fizetne, az megint csak spekulatív kérdés, illetve az emberek hajlamosak alul értékelni mennyit is nyernek az adott megoldással. Ha viszont tudjuk, jelenleg mennyit költ – egyáltalán költ-e a probléma megoldására – akkor az is kiderül, mennyire fontos ez a számára, illetve ahhoz mérten könnyen belőhetjük a saját árfekvésünket. Ha B2B-ről van szó, érdemes kiegészíteni a “van-e jelenleg büdzsé rá” kérdéssel is.

Having all the answers just means you’ve been asking boring questions.

Hogyan kérdezz?

A napokban egy Phd hallgató kérdezgetett mindenféle startup dolgokról a diplomamunkájához és a végén megkönnyebbült sóhajjal mondta, milyen jó, hogy ennyire sokat beszéltem! Kiderült, hogy a legtöbb interjúalany nehezen nyílt meg, a lehető legrövidebb válaszokat adták és nem volt túl egyszerű dolgozni velük. A tanulság nem az, hogy én vagyok hiper-extrovertált – bár kétségkívül ebben is van valami – hanem hogy hivatalos interjú helyzetben a legtöbbünk bezár, önkéntelenül is “helyes” válaszokat akar adni és összességében kellemetlennek éli meg az egész szituációt – ebből pedig minden lesz, csak validált ötlet nem.

A helyzet az, hogy a jó kérdezés is tanulható és tulajdonképpen egyetlen első lépésre van szükség ahhoz, hogy elkezdődjön egy beszélgetés. A profi CustDev interjú kulcsa pedig többek között ez: ne hivatalos interjún érezze magát a potenciális felhasználó vagy ügyfél, inkább egy barátságos, nyitott beszélgetésen, ahol rá és a problémáira kíváncsiak. Ez kétféleképpen érhető el:

Egy, lógj a potenciális felhasználókkal. Menj oda, ahol ők vannak, dolgoznak, lazítanak, beszélgetnek, és egyszerűen csak elegyedj beszédbe velük. Kérdezz rá a problémáikra – az emberek imádnak magukról beszélni és még inkább, ha valaki végre tényleg figyel rájuk – figyeld meg hogyan dolgoznak és vond le a megfelelő következtetéseket. Kettő, ha az ügyfeled nem ilyen egyszerűen megközelíthető, az előre egyeztetett meetingen is lehet kevesebb stresszel átjutni. Ha előveszel egy száz kérdéses listát checkbox-okkal, előreláthatóan még az edzettebb beszédpartnereknek is összerándul minden lehetséges izom a testében, bezár és nem szedsz értékes információkat ki belőle. Másrészt pedig, ha a kipipálandó listára koncentrálsz, valószínűleg elereszted a füled mellett az igazán értékes információkat, miközben lehet már a harmadik kérdés is felesleges.

Szóval, ha már annyira jó úton jársz, hogy elkezdtél a vásárlóddal beszélgetni, már csak jó kérdések kellenek, önkritika és figyelem. Szükséges némi gyakorlás – hányszor kaptuk magunkat a workshopon is azon, hogy már megint a rossz kérdés csúszik ki a szánkon, pedig negyedórával előtte verték a fejünkbe – cserébe a jó hír az, hogy abszolút megéri. Nem csak a megspórolt idő, erőforrás vagy pénz miatt – ha az ötlet nincs is meg, lehet egy kiszemelt célcsoport. Például városi bringás vagy és jól ismered a felmerülő problémákat, vagy egy kávézó fölött laksz és első osztályú betekintésed van a működésükbe, a törzsközönség életébe. A problémáikra és igényeikre koncentrálva néhány interjú alatt meglehet az új startup ötlet. A legjobb ötletek ugyanis így születnek…

Köszönet a kérdésekért és az inspirációért Rob Fitzpatriknek, aki mellesleg épp erről ír közérthető, praktikus és szórakoztató könyvet,  ami megtanít annyira jól kérdezni, hogy még anyukánk sem fog tudni kedves és alaptalanul megnyugtató válaszokat adni – szerintem nézzetek bele.